عوامل اثرگذار در موفقیت تیم های مجازی  

همچنین لازم است در انتخاب اعضای تیم مجازی دقت لازم به عمل آید چرا که اگر اعضا به دلیل نداشتن مهارت‌های فنی و یا ارتباطی نتوانند با تیم همکاری کنند، سازمان نمی‌تواند از مزایای تیم مجازی بهره‌مند گردد.

برای اداره صحیح تیم مجازی نخست باید عوامل اساسی در موفقیت تیم های مجازی را شناخت. این عوامل به صورت زیر می‌باشد:

1) سیاست‌های منابع انسانی: سیاست‌های منابع انسانی باید کار کردن به صورت مجازی را پشتیبانی کنند. کلیه  سیستم های موجود باید به صورت یکپارچه و در جهت تشخیص، حمایت و پاداش دهی به افرادی باشند که در تیم های مجازی کار می‌کنند از جمله این سیستم ها، سیستم‌های توسعه مسیر شغلی و سیستم های پاداش دهی می‌باشند. بدین ترتیب که رهبر تیم باید برای اعضا فرصت‌های مناسب و مساوی جهت پیشرفت شغلی فراهم کند و در صورت لیاقت افراد آن‌ها را ترفیع دهد. همچنین باید در برابر نتایجی که اعضا برای تیم کسب می‌کنند از پاداش‌های مناسب به طور عادلانه استفاده نماید.

2) آموزش و توسعه: آموزش رسمی در استفاده از تکنولوژی اطلاعات برای موفقیت تیم یک امر حیاتی ست اطمینان online علاوه بر وجود یک برنامه آموزشی رسمی باید از دسترسی اعضا به پشتیبانی‌های فنی و آموزشیحاصل کرد. رهبر تیم باید از بخش آموزش بپرسد که آیا ایجاد و به‌کارگیری چنین سیستم های آموزشی وجود دارد یانه؛ در صورت عدم وجود چنین سیستم هایی باید در اسرع وقت نسبت به ایجاد آن اقدام کرد.

3) فرآیندهای تیمی و سازمانی استاندارد: به‌کارگیری فرایندهای استاندارد زمان لازم برای شروع به کار  شروع پروژه‌ها تیم را کاهش می‌دهد و ممکن است نیاز به راه‌اندازی روش‌های عملیاتی غیرضروری را از بین ببرد. روش‌ها باید منعطف باشند و با موقعیت‌های ویژه تیم مجازی سازگار باشند. تعدادی از این فرآیندهای فنی که برای تیم های مجازی لازم است عبارت‌اند از: تعریف نیازمندی‌ها و ملزومات – تخمین هزینه‌ها – تدارکات – منشور تیم – برنامه‌ریزی پروژه – مستندسازی – گزارش دهی و کنترل لازم است که برای هر کدام از فرآیندهای ذکرشده در بالا، نرم‌افزارهای مناسب تعیین شود.

4) تکنولوژی ارتباطات و همکاری الکترونیکی: انتخاب تکنولوژی ارتباطات و همکاری الکترونیکی مناسبی که نیازهای تیم را برآورده سازد از اهمیت حیاتی برخوردار است. رهبر تیم باید تکنولوژی و ابزاری را برای تیم انتخاب کند که اطمینان داشته باشد سازمان می‌تواند نیروهای فنی آن‌ها را تأمین و پشتیبانی کند. چنانچه پیشرفته‌ترین تکنولوژی و ابزارهای ارتباطی برای تیم این انتخاب شود ولی سازمان و اعضا نتوانند آن را پ پشتیبانی کند، احتمالاتیم با شکست مواجهه خواهد شد. در ضمن فلسفه وجودی، اهداف و استراتژی تیم نیز در انتخاب نوع تکنولوژی تأثیر می‌گذارد.

5) فرهنگ‌سازمانی: فرهنگ‌سازمانی شامل هنجارهایی در مورد جریان آزاد اطلاعات، رهبری اشتراکی و همکاری بین مرزی می‌باشد. لازم است که هنجارها و ارزش‌های سازمانی ایجاد شود که بر همکاری، احترام به افراد از همه فرهنگ‌ها و کار کردن با آن‌ها، به‌کارگیری انتقاد سازنده و به اشتراک گذاشتن اطلاعات تمرکز داشته باشد. فرهنگ سازمانی استانداردهایی را برای اینکه چگونه اعضا باهم کار کنند ایجاد می‌کند.

6) رهبری: برای موفقیت تیم مجازی، رهبری سازمان باید فرهنگی را ایجاد کند که به کار تیمی، ارتباطات، یادگیری و سرمایه‌گذاری در تنوع ارزش بدهد. کلید موفقیت در ایجاد چنین فرهنگی، مدیران و رهبران تمامی سطوح سازمان می‌باشند. رهبران و مدیران تیم می‌تواند به مدیران سطح بالای تیم پیشنهاد‌هایی مبنی بر ارائه رفتارهای حمایتی برای تشویق تیم به داشتن عملکرد بالا، رهبری از طریق ارتباطات، ایجاد انتظارات، تخصیص منابع و الگوسازی رفتارهای مطلوب بر موفقیت تیم مجازی تأثیرمی گذارد.

7) شایستگی‌های رهبر تیم: رهبران تیم های مجازی با چالش‌های زیادی روبرو و هستند از جمله ایجاد اعتماد در  محیطی که ارتباطات و بازخورد رو در رو بسیار کم است. بنابراین این قبیل چالش‌ها نیازمند توسعه یک سری مهارت‌های تکمیلی است که در محیط‌ های سنتی کمتر به آن‌ها نیاز است. این مهارت‌ها عبارت‌اند از:
1-  هدایت و مدیریت عملکرد بدون شکل‌های رایج بازخورد در محیط‌های سنتی
2-  انتخاب به‌کارگیری ارتباطات الکترونیکی و تکنولوژی های نوین مناسب
3- هدایت کردن در یک محیط چند فرهنگی
4-  کمک به توسعه و انتقال اعضای تیم
5-  ایجاد اعتماد و حفظ آن
6- توسعه و تطبیق فرآیندهای سازمانی برای برآورده کردن نیازهای تیم

شایستگی اعضای تیم: افرادی که به عنوان اعضای تیم مجازی کار می‌کنند لازم است که شایستگی‌های  فردی خود را توسعه دهند. هر کسی نمی‌تواند در تیم های مجازی کار کند از جمله کسانی که نیاز به ارتباطات رو در رو و کار در محیط های ثابت دارند. تعریف شایستگی‌های اعضای تیم بستگی به نوع تیم، فلسفه وجودی و ترکیب آن دارد.

منبع

تحقیق آتش سوز و همکاران