قانون برگزاری مناقصات؛ بند د ماده 23 قانون مناقصات( مستند سازی)  

تصویبنامه شماره 108972/ت   32960  ه مورخ 5 آذر ماه 1385 هیئت وزیران

 

سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور

 

آیین نامه اجرایی نظام مستند سازی و اطلاع رسانی

 

     فصل اول – کلیات

 

ماده1- هدف و کاربرد:

الف- هدف: در اجرای بند (د) ماده (23) قانون برگزاری مناقصات که در آیین نامه به اختصار (( قانون)) نامیده می شود، ضوابط، موازین و معیارهای نظام مستند سازی و اطلاع رسانی مناقصات به منظور تحقق موارد زیر تعیین می شوند:

1- شفاف سازی و اطلاع رسانی بهنگام مناقصات.

2- رقابت آزاد و رعایت اصل برابری حقوق مناقصه گران.

3- ایفای بهنگام و کامل تعهدهای طرف های مناقصه( مناقصه گزاران و مناقصه گران)

4- تسریع در مراحل برگزاری مناقصه.

ب- کاربرد: تمام دستگاه های مناقصه گزار بند (ب) ماده (1) قانون، باید مقررات نظام مستند سازی و اطلاع رسانی مناقصات را در کلیه معاملات بزرگ اعم از مناقصه و ترک مناقصه رعایت کنند این نظام مشتمل است بر:

1- اصول، روش ها، مقررات و استانداردهای مستند سازی و اطلاع رسانی مناقصات.

2- نقش ها، تصمیم ها و اقدام های انجام شده در فرآیند برگزاری مناقصه.

3- مفاد اسناد مربوط به برگزاری مناقصه از مرحله تأمین منابع مالی تا انعقاد قرارداد و نحوه اطلاع رسانی آنها.

ماده2- تعاریف:

 الف- در این تصویبنامه واژه ها و عبارت های زیر به جای واژه ها و عبارتهای مشروح مربوط به کار می روند:

1- قانون: قانون برگزاری مناقصات.

2- سازمان: سازمان مدیریت وبرنامه ریزی کشور.

3- مستند سازی: فرآیندی که در آن اسناد مناقصه، صورتجلسه ها و اطلاعات مربوط به تصمیم ها و اقدام های انجام شده در مراحل مناقصه، ثبت و نگهداری می شوند.

4- اطلاع رسانی: فرآیندی که در آن اطلاعات مقرر در بند (الف) ماده (23) قانون در اختیار عموم قرار داده می شود.

5- خلاصه اسناد: اطلاعاتی که به منظور آگاهی مناقصه گران از موضوع مناقصه طبق ماده (4) این آیین نامه ثبت و منتشر می شود.

6- نظام اطلاع رسانی: سامانه هایی که به منظور اطلاع رسانی مناقصات از سوی سازمان ایجاد می شوند.

7- نظام مستند سازی: سامانه هایی که منظور مستند سازی مناقصات از سوی سازمان ایجاد می شوند.

8- دستگاه مرکزی: واحد مرکزی دستگاه های موضوع بند(ب) ماده (1) قانون که طبق مقررات وظیفه راهبری واحدهای تابع را بر عهده دارند.

9- بانک اطلاعات مناقصات: سامانه هایی که مستندهای الکترونیکی مناقصات در آن نگهداری می شوند.

10- پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات: سامانه هایی(موضوع بند (ث) ماده (30) این آیین نامه) که به واسطه آن، دسترسی به مستندهای الکترونیکی تمام مناقصات ممکن می شود.

11- نشانی: محلی حقیقی یا اعتباری که برای دریافت و تحویل مراسلات و مکاتبات تعیین می شود.

12- فراخوان مناقصه: سندی که به صورت آگهی یا دعوتنامه یا رعایت ماده (13) قانون به اطلاع مناقصه گران رسانده می شود.

13- آگهی ارزیابی: فراخوان برای ارزیابی کیفی مناقصه گران که در روزنامه های کثیرالانتشار منتشر می شود.

14- آگهی مناقصه: فراخوان عمومی که با رعایت بندهای (ب) و (ج) ماده (13) قانون به منظور توزیع اسناد مناقصه آگهی می شود.

15- دعوتنامه: فراخوانی که از طریق پست سفارشی، تلکس، پست الکترونیکی یا نظایر آن با رعایت ماده (22) قانون به نشانی مناقصه گران ارسال می شود.

16- استعلام: کاربرگ یا کاربرگ هایی است که به طور یکسان به مناقصه گران ارسال و اطلاعات مورد نیاز از آنها دریافت می شود.

17- ارکان برگزاری مناقصات: مناقصه گزار(موضوع بند(ب) ماده(2) قانون) کمیسیون مناقصه (موضوع ماده(5) قانون)، کمیته فنی – بازرگانی (موضوع بند(د) ماده(2) قانون)، هیئت ترک مناقصه (موضوع ماده( 28) قانون). هیئت رسیدگی به شکایات (موضوع ماده(7) قانون).

18- بایگانی اسناد مناقصه: فرآیندی که در آن همه اسناد مناقصه به صورت مکتوب و به نحوی مطمئن در دستگاه مناقصه گزار ثبت و نگهداری می شوند.

19- ثبت: فرآیندی که در هنگام ایجاد یا تغییر داده ها، به ذخیره سازی اطلاعات در بایگانی مکتوب، بانک اطلاعات یا پایگاه اطلاع رسانی منجر شود.

20- مشاور: شخص حقیقی یا حقوقی واجد شرایط برای خدمات مهندسی مشاور فنی- بازرگانی مشتمل بر مطالعه، طراحی یا مدیریت بر طرح و اجرا و نظارت یا هر نوع خدمات مشاوره ای و کارشناسی( به شرح مندرج در آیین نامه اجرایی بند (ه) ماده (29) قانون).

21- مدیر طرح: شخص حقوقی که طی قرارداد مشخص، وظایف مدیریت بر انجام تعهدهای موضوع مناقصه را برعهده می گیرد. (برای معاملات کمتر از پنجاه برابر نصاب معاملات متوسط شخص حقیقی نیز از سوی مناقصه گزار می تواند انتخاب شود.)

22- قیمت تراز شده : قیمت متناسب با کیفیت تعیین شده در اسناد مناقصه (موضوع بند (الف) ماده (2) قانون) که در مناقصات دو مرحله ای با لحاظ نمودن اثر کیفیت تعیین می شود.

23- جریان اطلاعات: جا به جایی داده ها که موجب ثبت، انتقال و دسترسی به اطلاعات لازم در سامانه اطلاع رسانی مناقصات می شود.

24- دوره اطلاع رسانی بر خط: دوره زمانی که مستند های مناقصات در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات به صورت بر خط جریان دارد.

25- پاک کردن: حذف دائمی داده ها از بانک اطلاعات یا پایگاه اطلاع رسانی مناقصات.

26- کنترل خطا: عملیاتی که برای تشخیص و تعیین اختلاف بین مستندها و داده های ارسالی و دریافتی در محیط بانک اطلاعات یا پایگاه اطلاع رسانی مناقصات انجام می شود.

27- دسترسی آزاد: دسترسی بدون رمز عبور، فاقد محدودیت و بدون هزینه تمام متقاضیان به اطلاعات موجود و مورد نیاز.

28- ریسک: متغیری با دو ویژگی احتمال وقوع و تأثیر که می تواند حصول نیازمندی های سامانه را به مخاطره اندازد.

29- ریسک مستقیم: ریسکی که سامانه بر روی آن کنترل دارد.

30- ریسک غیر ستقیم: ریسکی است که سامانه بر روی آن کنترل اندک داشته یا فاقد کنترل باشد.

31- پرهیز از ریسک: فعالیتی که از طریق سازماندهی سامانه به منظور پیشگیری از وقوع ریسک به انجام می رسد.

32- دفع ریسک: فعالیتی که از طریق سازماندهی مجدد سامانه به منظور پرهیز از تحمل ریسک توسط استفاده کنندگان انجام می شود.

33- امنیت اطلاع رسانی: ویژگی که به واسطه آن سامانه طلاع رسانی، عملکرد درست و به صورتی مطمئن (بدون ریسک) داشته باشد.

34- نقش: مسئولیت های مستقیم و غیرمستقیم در نظام مستند سازی و اطلاع رسانی مناقصات.

35- خروجی: بخشی از اطلاعات که در یک فرآیند تولید، جایگزین یا استفاده شود.

36- فعالیت: کاری که در اجرای یک نقش خاص انجام می شود و به خروجی می انجامد.

37- دروازه اطلاع رسان/ پورتال: سامانه هایی برای مدیریت متمرکز اطلاعات و ارائه خدمات اطلاعاتی روز آمد به کاربران که از طریق استاندارد نمودن جستجو، ایجاد محتوای اطلاعاتی، تشکیل گروه های کاربری هم سنج و سفارشی کردن نیازهای اطلاعاتی ایجاد می شود.

38- راهنمای کاربرد: سندی که در آن نقش ها، فعالیت ها، خروجی ها و جریان کار یک فرآیند برای کاربران تشریح شده باشد.

39- کاربرگ/ فرم: نوعی صفحه کاغذی یا الکترونیکی مورد استفاده در تنظیم اسناد واطلاعات قابل ذخیره که در روی آن فضاهایی برای وارد کردن اطلاعات و مشخصات در نظر گرفته شده باشد.

40- ارسال قابل تصدیق: ارسال مکاتبات و اسناد مرتبط از طریق پست سفارشی، تلگرام، تلکس و نظایرآن ( موضوع ماده (22) قانون) که جز در موارد تغییر نشانی یا محل، متضمن دلایل و نشانه ها وصول مرسوله باشد.

41- مدیر پایگاه: شخصی که برای مدیریت پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات از سوی سازمان تعیین می شود.

ب- معادل ها و اختصارات: معادل ها و اختصارات در این آیین نامه به شرح زیر می باشد:

1- برخط: Online

2- نقش:Role

3- خروجی: Output 

4- ارزیابی کیفی: Pre-qualification

5- استعلام ارزیابی کیفی: RFQ= Request for Qualification

6- درخواست پیشنهاد: RFP= Request For Proposal

7- پشنهاد فنی: TP= Technical Proposal

8- پیشنهاد مالی : FP= Financial Proposal

9- فعالیت: Activity

10- پاک کردن: Erase

11- کاربرگ: Form

12- کنترل خطا: Error Checking

13- راهنمای کاربرد: OM= Oprations Manual

14- دروازه اطلاع رسانی / پورتال: Portal

15- نسخه پشتوانه اطلاعات: Back up

16- خدمات رسان پست الکترونیک مرکزی: Central Mail Server

پ- سایر اصطلاحاتی که در آیین نامه به کار رفته است، به ترتیب براساس قانون برگزاری مناقصات، قانون محاسبات عمومی کشور، قانون تجارت الکترونیک و سایر قوانین تعریف و تفسیر می شوند.

 

      فصل دوم- نظام مستند سازی مناقصات:

 

ماده 3- فرآیند مستند سازی مناقصه:

الف- فرآیند مناقصه در تمام مراحل حسب مورد باید مستند سازی شود.

این مراحل عبارتند از :

1- مستند سازی جلسات مناقصه.

2- مستند سازی پش از فراخوان.

3- مستند سازی فراخوان .

4- مستند سازی ارزیابی شکلی پیشنهادها.

5- مستند سازی ارزیابی کیفی مناقصه گران.

6- مستند ساز گشایش پیشنهادها و تعیین برنده مناقصه در یکی از انواع زیر:

6-1. مناقصات یک مرحله ای .

6-2 . مناقصات دو مرحله ای ، شامل:

6-2-1. مرحله ارزیابی فنی- بازرگانی پیشنهادها.

6-2-2. مرحله ارزیابی مالی پیشنهادها.

7- مستند سازی پس از تعیین برنده مناقصه.

8- مستند سازی دوره اجرای موضوع مناقصه.

ب- پیاده سازی نظام مستندهای مناقصات طی ترتیبات زیر انجام می شود:

1- مستند سازی مکتوب:

شامل تهیه مستندهای لازم به صورت مکتوب و بایگانی آنها در پرونده های مستقل و منظم که از تاریخ ابلاغ این آیین نامه باید اجرا شود.

2- مستند سازی الکترونیکی:

شامل ثبت نشانی الکترونیک در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات، ارسال و ثبت اطلاعات مناقصات در بانک اطلاعات مناقصات می باشد.

 

ماده 4- مفاد خلاصه اسناد مناقصه:

الف- خلاصه اسناد مناقصات باید در بانک اطلاعات و پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات ثبت و اطلاع رسانی شود.

ب- درمناقصات مربوط به تدارک و خرید مصالح و تجهیزات، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان، موضوع پروژه، فهرست اقلام، تعداد و نوع آنها، محل و زمان تحویل، مبلغ یا درصد پیش پرداخت، نوع و مبلغ یا درصد تضمین انجام تعهدات، شرایط بازرسی و مهمترین شرایط عمومی قرارداد می باشد.

پ- در مناقصات مربوط به ساخت و اجرای طرح ها یا پروژه ها، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان، موضوع پروژه، محل یا محل های اجراء برنامه ریزی انجام کار، فهرست مقادیر کلی، برآوردها (در صورت لزوم) نحوه یا مسئولیت نظارت و مدیریت، روش پرداخت، الگوی قراردادی و مهمترین شرایط عمومی قرارداد است.

ت-در مناقصات مربوط به بهره برداری و نگهداری در خلاصه اسناد علاوه بر موارد مذکور در بند (ب) باید زمان بندی قرارداد، حدود مسئولیت مالی، مبالغ مشروط و ثابت، تضمین های خاص و شرایط ویژه برای تحویل کار ذکر شود.

ث- مناقصاتی که علاوه بر موارد فوق، تأمین مالی نیز منظور شده باشد، در خلاصه اسناد، باید شرایط مشارکت و حدود مسئولیت مالی دو طرف قرارداد و کلیات تعدات مالی برنده مناقصه نیز درج شود.

 

ج- در مناقصاتی که موضوع معامله ترکیب موارد یادشده باشد، باید ترکیب اطلاعات فوق در خلاصه اسناد درج شود.

ماده5- مستند سازی جلسات مناقصه:

الف- در تمام جلسات مناقصه، باید اطلاعات زیر ثبت و مستند شوند:

1- نام و عنوان مناقصه گزار.

2- تاریخ و محل تشکیل جلسه.

3- موضوع مناقصه.

4- فهرست مناقصه گران حسب مورد.

5- اسامی و سمت اعضای کمیسیون مناقصه.

6- اسامی حاضران در جلسه.

7- مفاد تصمیم ها.

8- توضیحات و پاسخ به پرسش های مناقصه گران در جلسات مربوط به توضیح و تشریح اسناد.

ب- جلساتی که در فرآیند برگزاری مناقصه حسب مورد تشکیل می شنود، عبارتند از:

1- جلسه پیش از فراخوان.

2- جلسه گشایش استعلام های ارزیابی کیفی مناقصه گران.

3- جلسه پایانی ارزیابی کیفی مناقصه گران.

4- جلسه گشایش پیشنهادها در مناقصات یک مرحله ای.

5- جلسه اول گشایش پیشنهادها در مناقصات دو مرحله ای (گشایش پاکتهای فنی – بازرگانی).

6- جلسه پایانی ارزیابی پیشنهادها  فنی- بازرگانی در مناقصات دو مرحله ای.

7- جلسه دوم گشایش پیشنهادها در مناقصات دو مرحله ای (گشایش پیشنهادهای مالی).

8- جلسه توضیح و تشریح اسناد(موضوع ماده (1) قانون).

پ- صورتجلسات باید در داخل جلسات تهیه شوند و اعضای حاضر کمیسیون مناقصه (یا نمایندگان آنها)

و اعضای حاضر کمیته فنی- بازرگانی ملزم به امضای صورتجلسات هستند.

هر یک از اشخاص یاد شده می توانند نظر مخالف خود را ضمن امضای صورتجلسه قید کنند.

ت- ترتیب تهیه صورتجلسه به شرح زیر می باشد:

1- ثبت اطلاعات مربوط به جزء های (1) تا (5) بند (ب) .

2- ثبت اسامی حاضرین در جلسه و امضا آنها.

3- ثبت خلاصه مذاکرات در جلسات توضیح و تشریح اسناد.

4- ثبت تصمیم های جلسه.

5- امضای اعضا ارکان مناقصه حسب مورد.

تبصره- در صورتی که در جلسات مناقصه، هر یک از اعضای اصلی( رئیس دستگاه مناقصه گزار، ذیحساب یا بالاترین مقام مالی دستگاه مناقصه گزار و مسئول فنی دستگاه مناقصه گزار)، نماینده تام الاختیار خود را به صورت مکتوب برای شرکت در جلسات معرفی کنند، نام آنان در صورتجلسه ثبت می شود و در حکم امضای اعضای کمیسیون می باشد.

 

ماه6- مستند سازی پیش فراخوان :

الف- مستندهای پیش ازفراخوان به شرح زیر می باشد:

1- شرح موضوع مناقصه.

2- معرفی ارکان مناقصه.

3- تعیین نوع مناقصه( عمومی یا محدود و یک مرحله ای و یا دو مرحله ای).

4- مستندهای تأمین منابع مالی که در آن اطلاعات زیر باید درج شود:

4-1. روش تأمین منابع مالی.

4-2. محل تأمین اعتبار و نحوه ضمان تأخیر برای انجام معامله.

4-3. برآورد کلی موضوع مناقصه، حسب مورد.

تبصره- در مناقصات مربوط به طرح های تملک دارایی های سرمایه ای ( موضوع بند (10) ماده(1) قانون برنامه و بودجه کشور، مصوب 1351) موافقتنامه طرح به مثابه مستند تأمین مالی می باشد.

5- برنامه زمانی مناقصه( موضوع بند(ی) ماده(2) قانون).

6- متن فراخوان و نحوه اطلاع رسانی آن.

7- خلاصه اسناد مناقصه( موضوع جزء (3) بند (الف) ماده (23) قانون و ماده(4) این آیین نامه )

8- اسناد مناقصه( موضوع بند(ب) ماده (14) قانون).

ب- پیش از انتشار فراخوان به دعوت دستگاه مناقصه گزار، جلسه کمیسیون مناقصه تشکیل می شود و موارد موضوع بند(الف) را تصویب و صورتجلسه پیش فراخوان را به انضمام موارد مذکور در جزء های (1) تا (7) بند (الف) تنظیم می کند و جهت بایگانی به رئیس دستگاه مناقصه گزار یا نماینده وی تحول می دهد.

پ- یک نسخه از صورتجلسه موضوع بند (ب) در بانک اطلاعات مناقصات ثبت می شود.

 

ماده7- مستند سازی فراخوان:

الف- مستندها فراخوان به شرح زیر می باشد.

1- متن فراخوان شامل آگهی ارزیابی، آگهی شرکت در مناقصه یا دعوتنامه است که درآن وارد زیر باید درج شود:

1-1. نوع فراخوان (آگهی ارزیابی کیفی، آگهی مناقصه یا دعوتنامه).

1-2. نام و نشانی دستگاه مناقصه گزار.

1-3. موضوع مناقصه.

1-4. زمان، مهلت و نشانی دریافت اسناد.

1-5.مقدار یا برآورد اولیه موضوع مناقصه، حسب مورد.

1-6. هزینه تهیه اسناد و نحوه دریافت آن، حسب مورد.

1-7. مدت اعتبار پیشنهادها(موضوع بند(ی) ماده(2)  بند (الف) ماده (21) قانون).

1-.نوع و مبلغ تضمین شرکت در مناقصه.

1-9. نام و نشانی مدیر طرح یا مشاور، حسب مورد.

1-10. سایر توضیحاتی که به تشخیص مناقصه گزار لازم است.

2- نسخه منتشرشده در روزنامه یا نسخه دوم دعوتنامه.

3- اسنتاد یا اطلاعات مربوط به تصدیق وصول دعوتنامه (در مناقصات محدود)

4- فهرست اسامی و نشانی کسانی که از طریق دعوتنامه به مناقصه محدود دعوت شده اند.

تبصره- در صورت انجام ارزیابی کیفی مناقصه گران و تهیه فهرست کوتاه، فراخوان مناقصه از طریق ارسال دعوتنامه به اطلاع مناقصه گران می رسد.

در صورت وجود فهرست کوتاه، انتشار آگهی از طریق روزنامه های کثیرالانتشار لازم نیست.

ب- مستندهای یاد شده در بند (الف) باید در بانک اطلاعات مناقصات ثبت و یک نسخه از آن همزمان با ارسال یا انتشار فراخوان در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات منتشر شود.

پ- در فراخوان مناقصات درج نام های تجاری جز در موارد مربوط به خرید قطعات یدکی ممنوع است.

ت- در صورت تمدید مهلت دریافت و تحویل اسناد(موضوع بند(ج) ماده(18) قانون) یا تغییر نشانی های مندرج در فراخوان در هر یک از مراحل مناقصه، موضوع باید بی درنگ از طریق آگهی یا مکاتبه قابل تصدیق به اطلاع تمامی مناقصه گران برسد.

ث- انتشار آگهی در روزنامه کثیرالانتشار و پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات، مانع استفاده از روشهای دیگر اطلاع رسان نیست.

 

ماده8- مستندسازی ارزیابی شکلی پیشنهادها:

الف- در تمام مناقصات ، اعم از یک مرحله ای یا دو مرحله ای و مناقصات عمومی یا محدود، ارزیابی شکلی پیشنهادها باید مستند شود.

ب- در ارزیابی شکلی پیشنهادها( موضوع بند(ب) ماده (6) قانون) موارد زیر بررسی، تعیین و مستند می شوند.

1- پیشنهادهایی که در مهلت مقرر تسلیم نشده باشند.

2- پیشنهادهایی که اسناد آنها ناقص باشند.

3- پیشنهادهایی که طبق مقرر در اسناد مناقصه مهر و امضاء نشده باشند.

4- پیشنهادهایی که شرایط تضمین شرکت در مناقصه را تأمین نکرده باشند، شامل فقدان تضمین، نقص تضمین یا تضمین غیر معتبر.

5- پیشنهادهایی که براساس ارزیابی کمیسیون مناقصه یا کمیته فنی- بازرگانی (حسب مورد) مبهم یا مشروط باشند.

6- پس از ارزیابی شکلی، پیشنهادهای قابل قبول و مردود با تعیین نام مناقصه گران و تعیین علل رد پیشنهادهای مردود، مستند سازی می شوند.

 

ماده 9- مستند سازی ارزیابی کیفی مناقصه گران:

 الف- فرآیند ارزیابی کیفی مناقصه گران باید مستند سازی شود.

مستندهای ارزیابی کفی مناقصه گران حسب مورد به شرح زیر می باشند:

1- آگهی دعوت به ارزیابی کیفی مناقصه گران.

2- استعلام ارزیابی کیفی مناقصه گران.

3- اسناد و نتایج ارزیابی کیفی مناقصه گران.

ب- آگهی ارزیابی کیفی مناقصه گران باید حداقل شامل موارد زیر می باشد:

1- نام و نشانی دستگاه مناقصه گزار.

2- موضوع مناقصه.

3- تاریخ، مهلت و نشانی دریافت و تحویل استعلام ارزیابی کیفی مناقصه گران.

4- نام و نشانی مدیر طرح یا مشاور، حسب مورد.

5- نحوه دریافت اسناد استعلام و هزینه آن در صورت لزوم.

پ- روش ارزیابی کیفی مناقصه گران شامل معیارهای ارزیابی، نحوه امتیازدهی و حداقل امتیاز قابل قبول، باید به نحوی گویا و مشروح در استعلام ارزیابی کیفی مناقصه گران مستند شود.

ت- اسناد و نتایج ارزیابی شامل اطلاعات، اسناد، سوابق و مدارک لازم برای ارزیابی کیفی باید قبل از تشکیل جلسه نهایی ارزیابی کیفی مناقصه گران مستند شوند.

ث- پس از پایان فرآیند ارزیابی کیفی مناقصه گران، توسط دستگاه مناقصه گزار یا کمیته فنی- بازرگانی حسب مورد جلسه ای تشکیل و صورتجلسه پایانی ارزیابی کیفی مناقصه گران شامل موارد زیر به دستگاه مناقصه گزار ارائه و یک نسخه از آن به بانک اطلاعات مناقصات ارسال می شود.

1- فهرست استعلام های تکمیل شده توسط مناقصه گران( اصل استعلام های طبق جزء (1) بند (ب) ماده (3) این آیین نامه در دستگاه مناقصه گزار بایگانی می شوند.

2- اطلاعات عموم مربوط به جلسه نهایی ارزیابی کیفی مناقصه گران که طبق ماده (5) این آیین نامه مستند سازی و به همراه موارد زیر به بانک اطلاعات مناقصات ارسال می شوند.

2-1. متن استعلام ارزیابی کیفی مناقصه گران.

2-2. نتایج ارزیابی شکلی پیشنهادها طبق ماده (8) این آیین نامه.

2-3. امتیازهای کسب شده توسط هریک از مناقصه گران در ارتباط با معیارهای ارزیابی کیفی.

2-4. امتیاز نهایی ارزیابی کیفی هر یک از مناقصه گران.

2-5. نام و مشخصات مناقصه گرانی که برای دعوت به مناقصه محدود برگزیده می شوند(فهرست کوتاه).

2-6. اسامی و سمت کسانی که ارزیابی مناقصه گران را انجام داده اند.

2-7. متن دعوتنامه مناقصه محدود.

تبصره- مقررات، روش اجرا و نحو تنظیم اسناد و استعلام ارزیابی کیفی مناقصه گران در مناقصات یک مرحله ای و دو مرحله ای، طبق آیین نامه ارزیابی کیفی مناقصه گران( موضوع بند(ج) ماده (12) قانون) تعیین می شود.

 

ماده 10- مستند سازی گشایش پشنهادها در مناقصات یک مرحله ای:

الف- مستندهای مربوط به گشایش پیشنهادها در مناقصات یک مرحله ای موارد زیر است:

1- صورتجلسه گشایش پاکتهای مناقصه، طبق ماده (5) این آیین نامه با ذکر نوع مناقصه( عمومی یا محدود).

2- مستندهای ارزیابی کیفی  مناقصه گران درمناقصات یک مرحله ای محدود.

3- مستندهای ارزیابی شکلی پیشنهادها طبق ماده (8) این آیین نامه.

4- نتایج ارزیابی مالی شامل:

4-1. نام وامضای اعضای کمیسیون مناقصه.

4-2. مشخصات تضمین ها شرکت در مناقصه.

4-3. قیمت های پیشنهادی مناقصه گران.

4-4. نام و عنوان و قیمت پیشنهادی که برنده اول مناقصه.

4-5.  نام و عنوان و قیمت پیشنهادی برنده دوم مناقصه، در صورتی که تفاوت قیمت پیشنهادی وی با برنده اول کمتر از مبلغ تضمین شرکت در مناقصه باشد(موضوع بند (الف) ماده (20) قانون).

تبصره- در صورتی که به تشخیص کمیسیون مناقصات حداقل قیمت پیشنهادی غیر متعارف یا در صورت وجود برآورد اولیه، بیش از ده درصد برآورد اولیه کمتر یا بیشتر باشد، لازم است که کمیسون، مهلت بررسی و محل  و زمان اعلام نظر کمیته فنی- بازرگانی را برای تعیین صحت مبانی قیمت، توجیه پذیری آن (موضوع جزء (5) بند (الف) ماده (24) قانون) یا قابل اجرا بودن مبلغ پشنهادی در صورتجلسه گشایش پاکت های مناقصه ثبت کند.

نتایج بررسی در جلسه دوم مطابق مقررات بند (الف) این ماده باید مستند سازی شود.

5- سایر مواردی که به تشخیص کمیسیون مناقصه برای درج در صورتجلسه ضرورت داشته باشد.

ب- تمام مستندهای موضوع بند (الف) این ماده باید در دستگاه مناقصه گزار، طبق جزء (1) بند (الف) ماده (3) این آیین نامه بایگانی شوند.

پ- مستندهای موضوع جزء های (2) تا (5) بن (الف) باید به بانک اطلاعات مناقصات ارسال شوند.

 

ماده 11- مستند سازی ارزیابی فنی – بازرگانی پیشنهادها:

الف- مستندهای ارزیابی فنی – بازرگانی شامل موارد زیر است:

1- کلیه اسناد فنی – بازرگانی تحویل شده ازسوی مناقصه گران.

2- نتایج ارزیابی شکلی پیشنهادها طبق ماده (8) این آیین نامه.

3- نام وامضای اعضای کمیته فنی- بازرگانی.

4- نتایج ارزیابی فنی- بازرگانی شامل:

4-1. نام و مشخصات مناقصه گران.

4-2. عناوین معیارهای ارزیابی فنی – بازرگانی .

4-3. اهمیت وزنی معیارهای فنی – بازرگانی در صورتی که از روش وزنی استفاده شود.

4-5. امتیازهای مناقصه گران در رابطه با هریک از معیارهای ارزیابی.

4-6. امتیاز کلی فنی- بازرگانی هریک از مناقصه گران.

4-7. نام و مشخصات مناقصه گرانی که برای گشایش پاکت مالی (ارزیابی مالی) برگزیده شده اند.

5- مواردی که به تشخیص کمیته فنی – بازرگانی با کمیسیون مناقصه برای درج ارزیابی فنی – بازرگانی ضرورت داشته باشد.

6- نام و امضای اعضای کمیسیون مناقصه.

ب- اسناد فنی – بازرگانی ارائه شده توسط مناقصه گران طبق بند(ب) ماده(4) این آیین نامه قبل از گشودن  پاکت های مالی در دستگاه مناقصه گزار بایگانی می شوند.

پ- اطلاعات عمومی مربوط به جلسه پایانی ارزیابی فنی پیشنهادها طبق ماده (5) این آیین نامه ، مستند سازی و به همراه موارد زیر به بانک اطلاعات مناقصات ارسال می شوند:

1- امتیازهای فنی – بازرگانی پیشنهادها در ارتباط با معیارهای فنی- بازرگانی مربوط.

2- امتیاز نهایی فنی – بازرگانی پیشنهادها.

3- نام و مشخصات مناقصه گرانی که برای مرحله ارزیابی مالی برگزیده شده اند.

4- روش محاسبه قیمت تراز شده بر حسب مورد.

تبصره- چنانچه امتیازها ارزیابی کیفی مناقصه گران به عنوان یکی از معیارهای ارزیابی فنی – بازرگانی منظور شود. باید روش محاسبه در اسناد مناقصه تشریح و طبق بند (ب) ماده(3) این آیین نامه مستند شود.

ت- در مناقصات دو مرحله ای، گشودن پیشنهادهای مالی (پاکت ج) قبل از مستند سازی ارزیابی فنی – بازرگانی ممنوع است.

 

ماده 12 – مستند سازی ارزیابی مالی پیشنهادها در مناقصات دو مرحله ای:

الف) مستندها ارزیابی مالی در مناقصات دو مرحله ای شامل موارد زیر است:

1- پاکت های قیمت مناقصه گران.

2- مستندهای مراحل پیش از گشایش پاکت ها مالی شامل موارد زیر:

2-1. مستندهای ارزیابی کیفی مناقصه گران در مناقصات دو مرحله ای محدود طبق ماده (9) این آیین نامه.

2-2. مستندهای ارزیابی فنی – بازرگانی پیشنهادها طبق ماده (11) این آیین نامه.

3- صورتجلسه گشایش پاکت های مناقصه طبق ماده (5) این آیین نامه.

4- مستندهای ارزیابی شکلی پیشنهادها طبق ماده (8) این آیین نامه.

5- مستندهای تعیین قیمت تراز شده در مناقصات دو مرحله ای ( موضوع بند (الف) ماده (20) قانون)، شامل :

5-1. رابطه محاسبه تراز شده که به نحو زیر تعیین می شود:

L = 100 ×C ÷ 100-[ I (100- t)]

 

که در آن :

L = قیمت ترازشده .

C = قیمت پیشنهادی (درج شده در پاکت قیمت )

I = ضریب تأثیر ( برحسب درصد).

t = امتیاز فنی – بازرگانی ( بین حداقل امتیاز فنی – بازرگانی قابل قبول تا صد).

تبصره 1- ضریب تأثیر درمناقصات پیمانکاری ساخت یا طرح و ساخت ( یا بدون تأمین مالی ) و در مناقصات خرید مصالح و تجهیزات بین ده تا چهل می باشد.

تبصره 2- حداقل امتیاز فنی – بازرگانی قابل قبول می تواند بین پنجاه تا هفتاد باشد.

تبصره 3- تعین ضریب تأثیر و حداقل امتیاز فنی – بازرگانی دردامنه های فوق الذکر بر عهده کمیته فنی – بازرگانی است.

کلیه موارد استثنا در ردیف (5-1) و تبصره های (1) و (2) این ماده، باید به تصویب هیئت سه نفره ( موضوع بند (و) ماده (28) قانون) برسد.

تبصره4- در صورتی که ترکیبی از ارزهای مختلف برای پیشنهاد قیمت لازم باشد،  باید نرخ تسعیر ارز در اسناد مناقصه قید شود.

5-2. ضریب تأثیر و حاقل امتیاز قید شده در اسناد.

6- صورتجلسه پایانی ارزیابی مالی شامل:

6-1. نام و امضای اعضای کمیسیون مناقصه.

6-2. مشخصات تضمین های شرکت در مناقصه.

6-3. قیمت های پیشنهادی مناقصه گران.

6-4. امتیاز فنی – بازرگانی پیشنهادهای مناقصه گران.

6-5. قیمت ترازشده پیشنهادهای مناقصه گران.

6-6. نام و عنوان و قیمت پیشنهادی برنده اول مناقصه .

6-7. نام و عنوان و قیمت پیشنهادی برنده دوم مناقصه،در صورتی که تفاوت قیمت پیشنهادی وی با برنده اول کمتر از مبلغ تضمین شرکت در مناقصه باشد( موضوع بند (الف) ماده (20) قانون).

ب- در مناقصات دو مرحله ا ی که دارای برآورد اولیه باشند، مفاد تبصره جزء (الف) ماده(10) این آیین نامه نافذ است.

پ- ارزیابی مالی پیشنهادها باید قبل از انعقاد قرارداد با برنده مناقصه مستند شود.

 

 

ماده 13- مستند سازی پس از تعین برنده مناقصه:

الف- مستندهای پس از تعیین برنده مناقصه شامل موارد زیر است:

1- اعلام قبولی پیشنهاد.

2- اسناد تضمین انجام تعهدات، حسب مورد.

3- اسناد تضمین پیش پرداخت، حسب مورد.

4-اسناد قراردادی.

ب- موارد مذکور در بند (الف) بلافاصله پس از مبادله قرارداد و قبل از پایان مدت اعتبار پشنهادها، باید مستند  و در دستگاه مناقصه گزار طبق جزء (1) بند (ب) ماده (3) بایگانی شوند.

پ- اطلاعات زیر پس از مبادله قرارداد وقبل از پایان مدت اعتبار پیشنهادها،  باید به بانک اطلاعات مناقصات ارسال شوند:

1- نام برنده یا برندگان مناقصه.

2- نام طرف قرارداد.

تبصره- در صورتی که طرف قرارداد برنده اول مناقصه نباشد، دلایل رد برنده اول باید اعلام شود.

3- مبلغ و نوع تضمین ارائه شده از سوی طرف قرارداد.

4- اطلاعات قرارداد شامل شماره قرارداد، مبلغ و مدت قرارداد، محل انعقاد و اجرای قرارداد و نام و سمت امضاء کنندگان.

ماده14- مستند سازی تجدید یا لغو مناقصه:

الف- در صورت تجدید یا لغو مناقصه لازم است که صورتجلسه ای با رعایت ماده (5) این آیین نامه، تنظیم و علت تجدید یا لغو مناقصه در آن تعیین شود.

ب- مستندهای مربوط به تجدید مناقصه به دلیل بالا بودن قیمت ( موضوع جزء (5) ماده (24) قانون) طی ترتیبات زیر تهیه و تنظیم می شود:

1- مستند سازی ارجاع موضوع به کمیته فنی – بازرگانی طبق تبصره جزء (4) بند (الف) ماده(10) این آیین نامه .

2- گزارش بررسی مبانی قیمت و ارتباط آن با توجیه اقتصادی طرح از سوی کمیته فنی – بازرگانی.

3- تهیه صورتجلسه تصویب گزارش توسط کمیسیون مناقصه.

4- نامه ابلاغ تجدید یا لغو مناقصه به تمام مناقصه گرانی که در مناقصه شرکت کرده اند، به روشی قابل تصدیق ( طبق ماده(22) قانون).

5- بایگانی مستندها در دستگاه مناقصه گزار طبق جزء (1) بند(الف) ماده(3) این آیین نامه.

6- ارسال مستندها به بانک اطلاعات مناقصات.

 

ماده 15- مستند سازی در موارد عدم الزام به مناقصه:

الف- مستندهای مربوط به موارد عدم الزام به مناقصه( موضوع ماده (29) قانون، به استثنای مستندهای خرید خدمات مشاوره، موضوع بند (5) این ماده) عبارتند از:

1- صورتجلسه ارجاع معامله شامل:

1-1. خلاصه اسناد معامله (مبلغ، مدت و موضوع معامله).

1-2. معرفی کمیسیون معامله.

1-3. تعیین نوع معامله ( با تصریح به موارد مذکور در ماده (29) قانون).

1-4. متن دعوتنامه.

1-5. نام و عنوان طرف معامله.

2- اسناد معامله( قرارداد، ضمائم و ملحقات قرارداد).

3- مستندهای تأمین منابع مالی که در آن اطلاعات زیر باید درج شود:

3-1. روش تأمین منابع مالی.

3-2. محل تأمین اعتبار و نحوه ضمان تأخیر تعهدات برای انجام معامله.

3-3. برآورد اولیه موضوع معامله، حسب مورد.

تبصره- در صورتی که الزام به مناقصه به دلیل انحصار باشد،  مستندهای مربوط به شرایط انحصار یا تشخیص مرجع مذکور در بند (الف) ماده (29) قانون به صورتجلسه (موضوع جزء (1) بند (الف) این ماده) افزوده می شود.

ب- پیش از ارسال دعوتنامه،  جلسه کمیسیون معامله تشکیل می شود و موارد موضوع بند (1) این ماده را تصویب و صورتجلسه معاملات مربوط به را تهیه می کند و برای بایگانی به رئیس دستگاه مناقصه گزار یا نماینده وی تحویل می دهد.

پ- یک نسخه از صورتجلسه موضوع جزء (1) بند (الف) این ماده با رعایت بند (ج) ماده (23) به بانک اطلاعات مناقصات ارسال و در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات ثبت می شود.

ت - مستندهای مذکور در بند (الف)، باید طبق جزء (1) بند (ب) ماده(3) این آیین نامه در دستگاه مناقصه گزار بایگانی شوند.

ث- مستندهای خرید خدمات مشاوره( موضوع بند (ه) ماده (29) قانون) شامل موارد زیر ست:

1- گزارش شناخت.

2- شرح کلی خدمات.

3- فراخوان مشاوره.

4- صورتجلسه نهایی ارزیابی کیفی مشاوران، حسب مورد.

5- صورتجلسه نهایی ارزیابی فنی پیشنهادها.

6- صورتجلسه نهایی ارزیابی مالی پیشنهادها.

7- اسناد قراردادی شامل قرارداد، ضمائم و ملحقات آن.

ج- کارفرما باید فراخوان و صورتجلسات خرید خدمات مشاره را از طریق پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات منتشر کند.

 

ماده 16- مستند سازی ترک تشریفات مناقصه:

الف- مستندهای مربوط به ترک تشریفات مناقصه عبارتند از:

1- گزارش توجیهی ترک مناقصه.

2- صورتجلسه ترک مناقصه شامل:

2-1. خلاصه اسناد معامله (مبلغ، مدت و موضوع معامله).

2-2. نام و سمت هیئت ترک مناقصه.

2-3. نام و عنوان طرف معامله و مستندهای مربوط به بند (الف) ماده (12) قانون درخصوص نامبرده.

3- مستندهای تأمین منابع مالی که در آن اطلاعات زیر باید درج شود:

3-1. روش تأمین منابع مالی.

3-2. محل تأمین اعتبار و سقف اعتبار برای انجام معامله.

3-3. برآورد اولیه موضوع معامله، حسب مورد.

ب- مستندهای مذکور در بند (الف)، باید طبق جزء (1) بند (ب) ماده (3) این آیین نامه در دستگاه مناقصه گزار بایگانی شوند.

پ- یک نسخه از صورتجلسه موضوع جزء (1) بند (الف) به جز موارد استثنا شده در بند (ج) ماده (23) قانون به بانک اطلاعات مناقصات ارسال و در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات منتشر می شود.

 

ماده 17- مستند سازی مواعد و تغییر اسناد:

الف- در تمام مناقصات مواعد برنامه زمانی مناقصه باید براساس تقویم هجری شمسی تعیین و درج شوند، در مناقصات بین المللی علاوه بر تاریخ هجری شمسی، تاریخ میلادی نیز درج می شود.

ب- مواعد زمانی مربوط به شروع و اتمام مهلت دریافت و تحویل اسناد نباید در ایام تعطیلات رسمی تعیین شود  و چنانچه ایام تعطیل پیش بینی نشده ای در مواعد مناقصه رخ دهد، مهلت های مقرر در برنامه زمانی مناقصه به همان میزان افزوده می شود.

پ- تغییر در اسناد مناقصه اعم از تغییر مقادیر موضوع مناقصه یا نشانی ها و مواعد مندرج در برنامه زمانی، حداکثر تا هفتاد و دو ساعت قبل از افتتاح پاکت های مناقصه مجاز است و چنانچه تغییری رخ دهد، باید مستند سازی و با روشی قابل تصدیق برای همه مناقصه گران ارسال شود.

تبصره- هر گونه تغییر در اسناد یا مواعد مناقصه که مستلزم اصلاح پیشنهادهای مناقصه گران باشد، باید با تمدید مواعد و ارائه مهلت لازم برای اصلاح اسناد و اصل شد  جبران شود.

ت- در صورت عدم اطلاع رسانی تغییرات به مناقصه گران، ارسال قابل تصدیق مکاتبات از سوی مناقصه گران، در حکم وصول آنا از سوی مناقصه گزار می باشد.

 

     فصل سوم- نظام اطلاع رسانی مناقصات:

 

ماده 18- تهیه و استقرار نظام اطلاع رسانی مناقصات:

الف- سازمان موظف است حداکثر ظرف شش ماه نرم افزار مورد نیاز برای ایجاد پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات را برای ذخیره سازی و انتقال اطلاعات معاملات ( اعم از مناقصاتی که با رعایت تشریفات و یا از طریق ترک تشریفات انجام می شود) در دستگاه های موضوع بند 0ب) ماده(1) قانون تهیه و راه اندازی کند، به نحوی

که قبل از پایان مهلت یاد شده، پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات ایجاد شود و ثبت و نگهداری اطلاعات در آن امکان پذیر باشد.

ب- راهبری و مدیریت پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات و آموزش دستگاه های مرکز بر عهده سازمان و آموزش کارکنان دستگاه های مناقصه گزار بر عهده دستگاه مرکزی مربوط می باشد.

پ- مراحل ایجاد و استقرار سامانه اطلاع رسانی مناقصات در دستگاه های مناقصه گزار باید مستند سازی و ثبت شود.

 

ماده 19- اطلاع رسانی پیش از فراخوان

الف- صورتجلسه پیش از فراخوان (موضوع بند (ب) ماده(6) این آیین نامه) همراه با انتشار فراخوان در محیط شبکه اطلاع رسانی مناقصات جریان می یابد.

ب- هر گونه تغییر در صورتجلسه پیش از فراخوان، مستلزم تهیه صورتجلسه جدید است و صورتجلسه قبلی نباید پاک یا ویرایش شود.

پ- تشخیص ضرورت انتشار برآورد کلی موضوع مناقصه ( موضوع ردیف (4-3) جزء (4) بند (الف) ماده(6) این آیین نامه ) با دستگاه مناقصه گزار است.

 

ماده 20- اطلاع رسانی فراخوان مناقصات:

الف) آگهی ها ( دعوت به مناقصات عمومی با فراخوان ارزیابی کیفی مناقصه گران) همزمان با انتشار در روزنامه کثیرالانتشار، باید از طریق پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات به اطلاع عموم برسد.

ب- در مناقصات محدود، مفاد فراخوان و اسامی دعوت شدگان به مناقصه در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات جریان می یابد و این موضوع جایگزین ارسال قابل تصدیق دعوتنامه نخواهد شد.

 

ماده21- اطلاع رسانی ارزیابی کیفی مناقصه گران:

الف- اطلاعات زیر در فرآیند ارزیابی کیفی مناقصه گران در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات جریان یابد:

1- آگهی دعوت به ارزیابی کیفی مناقصه گران.

2- استعلام ارزیابی کیفی.

3- اطلاع رسانی ارزیابی شکلی پیشنهادها.

4- صورتجلسه پایانی ارزیابی کیفی مناقصه گران .

ب- صورتجلسه مورخ موضوع بند ( ث ) ماده ( 19 ) این آیین نامه، همزمان با ارسال دعوتنامه باید در پایگاه ملی اطلاع رسانی منتشر شود.

پ- آگهی دعوت به ارزیابی کیفی مناقصه گران، همزمان با انتشار در روزنامه کثیرالانتشار، باید در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات جریان یابد.

 

ماده 22- اطلاع رسانی مناقصات یک مرحله ای:

الف – اطلاع زیر در فرایند اطلاع رسانی مناقصات یک مرحله ای جریان می یابد:

1- اطلاع رسانی پیش از فراخوان.

2- اطلاع رسانی فراخوان .

3- اطلاع رسانی ارزیابی شکلی پیشنهادها .

4- اطلاع رسانی ارزیابی کیفی مناقصه گران طبق ماده (21) این آیین نامه درمناقصات محدود یک مرحله ای.

تبصره- در مواردی که فهرست کوتاه مناقصه گران صلاحیت دار قبلاً تهیه شده باشد( موضوع ماده بند( ب ) ماده ( 26 ) قانون ) فهرست مزبور پیوست صورتجلسه موضوع بند ( ث ) ماده ( 9 ) این آیین نامه خواهد بود.

5- اطلاع رسانی جلسه گشایش پاکت های مناقصه و تعیین برنده.

ب- اطلاع رسانی پیش از فراخوان طبق ماده ( 19 ) و اطلاع رسانی فراخوان طبق ماده ( 20 ) و اطلاع رسانی ارزیابی کیفی مناقصه گران طبق ماده ( 21 ) و اطلاع رسانی جلسه گشایش پاکت های مناقصه و تعیین برنده، حاوی مستندات موضوع بند (الف ) ماده ( 10 ) این آیین نامه، باید قبل از انعقاد قرارداد انجام شود.

 

ماده 23- اطلاع رسانی مناقصات دو مرحله ای:

الف: اطلاع رسانی مناقصات دو مرحله ای شامل موارد زیر می باشد:

1- اطلاع رسانی پیش از فراخوان.

2- اطلاع رسانی فراخوان .

3- اطلاع رسانی ارزیابی شکلی پیشنهادها.

4- اطلاع رسانی ارزیابی کیفی مناقصه گران در مناقصات دو مرحله ای محدود.

5- اطلاع رسانی ارزیابی فنی و بازرگانی.

6- اطلاع رسانی ارزیابی مالی پیشنهادها و تعیین برنده مناقصه.

ب- اطلاع رسانی پیش از فراخوان طبق ماده ( 19 ) و اطلاع رسانی فراخوان طبق ماده ( 20 ) و اطلاع رسانی ارزیابی کیفی مناقصه گران طبق ماده ( 21 ) این آیین نامه انجام می شود.

پ- صورتجلسه پایانی ارزیابی فنی– بازرگانی پیشنهادها، موضوع بند ( پ ) ماده ( 11 ) این آیین نامه، باید دو روز کاری قبل از گشاش پاکت های مالی اطلاع رسانی شود.

ت- اطلاع رسانی صورتجلسه پایانی ارزیابی مالی، باید دو روز کاری قبل از انعقاد قرارداد انجام شود.

 

ماده 24- اطلاع رسانی توضیح و تشریح اسناد:

الف- اطلاع رسانی توضیح و تشریح اسناد شامل موارد زیر می باشد:

1- متن پرسش های مناقصه گران و پاسخ های مناقصه گزار.

2- اطلاعیه جلسات پرسش و پاسخ حضوری.

3- تشریح برخی از ابهام های مربوط به مفاد اسناد مناقصه پس از توزیع یا بخشی از اسناد.

ب- در صورت تشکیل جلسه توضیح اسناد یا پاسخ به پرسش های مناقصه گران در باره اسناد و شرایط مناقصه، صورتجلسه توضیح اسناد و پاسخ های یاد شده، باید به اسناد مناقصه پیوست شود و برای کسانی که قبلاً اسناد را دریافت نموده اند، طبق ماده ( 22 ) قانون ارسال شود.

اطلاع رسانی توضیح و تشریح اسناد باید قبل از پایان مهلت تسلیم اسناد انجام شود و چنانچه اطلاعات مذکور در بند ( الف ) این ماده، مستلزم تنظیم مستندهای جدید باشد، باید مدت تمدید در فرایند اطلاع رسانی اعلام شود.

 

ماده 25- اطلاع رسانی قراردادهای مشاوره:

الف- مستندها و اطلاع رسانی مناقصاتی که موضوع آنها خدمات مشاوره ( مذکوردر بند (ه) ماده ( 29 ) قانون ) باشد، مطابق با مناقصات دو مرحله ای محدود ( روش قیمت تراز شده ) می باشد.

ب- مستندسازی و اطلاع رسانی سایر روش های انتخاب مشاور براساس مقررات آیین نامه بند ( ه ) ماده   ( 29 ) قانون تعیین می شود.

 

ماده 26- مشخصات سامانه اطلاع رسانی مناقصات:

الف- سامانه اطلاع رسانی مناقصات باید دارای ویژگی های زیر باشد:

1- قابلیت ردیابی فرایند پیاده سازی.

2- قابلیت مستندسازی و ردیابی ایجاد و تغییر داده ها( توسط مراجع ذیصلاح ).

3- قابلیت مستندسازی و ردیابی خروجی ها.

4- قابلیت تمرکز اطلاعات با پیکره بندی غیر متمرکز.

5- قابلیت ردیابی جریان اطلاعات.

6- امنیت و آزمون پذیری صحت جریان اطلاعات.

7- عدم امکان اصلاح و تغییر اطلاعات ثبت شده.

8- قابلیت تهیه نسخه پشتوانه توسط دستگاه های مرکزی.

ب – سامانه اطلاع رسانی مناقصات در پیکره بندی نهایی، دروازه اطلاعاتی با ویژگی های زیر می باشد:

1- قابلیت توسعه مستمر.

2- قابلیت سازگاری به سامانه های مناقصه گزاری الکترونیکی.

3- قابلیت سفارشی کردن اطلاعات دریافتی توسط کاربران.

پ- کیفیت نظام اطلاع رسانی باید به نحوی مدیریت شود که تعداد و بزرگی خطاها، چگالی و پیوستگی نقص ها  و توراث آنها کاهش یابد.

ت- فهرست مناقصه گران صلاحیتدار که توسط مراجع قانونی تشخیص صلاحیت می شوند، شامل رشته، پایه، ظرفیت، سوابق کاری و نیز احکام هیات رسیدگی به شکایات( موضوع ماده ( 8 ) قانون) باید در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات منتشر شود.

ث- مناقصه گران متقاضی برای شرکت در انواع مناقصات، موراد ترک تشریفات مناقصه و موارد مشمول ماده ( 29 ) قانون، باید اطلاعات ثبتی، مالیاتی و بیمه کارکنان خود را در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات به دستگاه های مناقصه گزار اعلام کنند.

تبصره 1- اطلاعات موضوع بند ( ث ) این ماده صرفاً برای دستگاه های مناقصه گزار و دستگاه های مرکزی مربوط قابل مشاهده می باشد.

تبصره 2- نرم افزار پایگاه ملی اطلاع رسانی باید به نحوی طراحی شود که اطلاعات مناقصات هر یک از دستگاه های مشمول قانون قابل دسترسی برای عموم باشد.

 

ماده 27- مدیریت ریسک در نظام اطلاع رسانی مناقصات:

الف – راهبردهای اصلی در مدیریت ریسک نظام اطلاع رسانی به شرح زیر تعیین می شوند:

1- پرهیز از ریسک های مستقیم و غیر مستقیم.

2- دفع ریسک ها.

3- انتساب ریسک ها به منشاء ایجاد ریسک.

ب- الگوی طراحی سامانه اطلاع رسانی با هدف مدیریت ریسک، باید به صورت مستمرارتقا یابد وتکمیل شود.

پ- طراحی سامانه اطلاع رسانی به منظور کاهش ریسک باید به صورت مرحله به مرحله پیاده سازی شود. سامانه اطلاع رسانی از نظر وسعت و پیچیدگی در فراگیری مرحله بندی شده گسترش می یابد.

ماده 28- ثبت و پاک کردن اطلاعات شبکه ملی:

الف- پاک کردن اطلاعات مربوط به مستندهای مناقصه در دوره اطلاع رسانی بر خط، جز در موراد اجتناب ناپذیر فنی ( به تشخیص مدیر پایگاه ) ممنوع است، این موارد عبارتند از :

1- شرایطی که در آن داده های موجود در بانک اطلاعات یا پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات ناخواسته دگرگون شود.

2- نقص در جریان اطلاعات.

3- توقف در فعالیت تمام یا بخش هایی از سامانه.

4- اطلاعات محرمانه ( مذکور در بند ( ج ) ماده ( 23 ) قانون ) که سهوی وارد شبکه اطلاع رسانی مناقصات شده باشد.

ب- ثبت و کنترل خطا در ورودی ها و خروجی ها در جریان اطلاعات بر عهده مناقصه گزار است، هرگونه خطایی در ورودی ها با یک سند جدید اصلاح می شود.

پ- دوره اطلاع رسانی بر خط شامل مستندهای مناقصات و اطلاعات مربوط به قراردادها و اصلاحات و الحاقات آنها تا یک ماه بعد از پایان مدت قراردادها می باشد.

سوابق مناقصات که مدت اطلاع رسانی آنها منقضی شده است، در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات نگهداری و در صورت درخواست متقاضیان از طریق پست الکترونیکی ارسال می شود.

تبصره1- دستگاه های مناقصه گزار می توانند اطلاعات مربوط به مناقصات خود را علاوه بر پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات از راه های دیگر نیز به اطلاع عموم برسانند.

تبصره2- پاک کردن اطلاعات باید به نحوی انجام شود که سوابق آنها در سازمان قابل دسترس باشد، در صورت پاک کردن اطلاعات بر خط در شرایط یادشده در بند ( الف ) این ماده پس از رفع موارد ، باید مجدداً در پایگاه ملی اطلاع رسانی جریان یابد.

 

ماده 29- امنیت اطلاعات:

الف – مستندهای ارسال شده به بانک اطلاعات مناقصات باید برای عموم مردم قابل دسترس باشد.

ب- به منظور تامین امنیت و صحت اطلاعات، پشتوانه اطلاعات در دستگاه های مرکزی به صورت غیر متمرکز و در سامانه ملی اطلاع رسانی مناقصات به صورت متمرکز باید ایجاد شود.

پ- سامانه خدمت رسان پست الکترونیک مرکزی با ویژگی های زیر از سوی سازمان ایجاد می شود:

1- ردیابی و ثبت پست های الکترونیک مبادله شده.

2- ردیابی و ثبت مستند ها در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات.

3- دریافت مستندهای مناقصات پس از پایان مدت اطلاع رسانی بر خط.

ماده 30- نقش ها و استانداردها:

الف- مسئولیت های مناقصه گزار در نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات عبارتند از :

1- اجرای مستندسازی مکتوب و الکترونیک.

2- اجرای فرایند اطلاع رسانی.

3- وارد کردن اطلاعات معاملات ( اعم از مناقصه و ترک مناقصه ) در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات.

4- مدیریت ریسک اطلاعات.

ب- مسئولیت های زیر قابل واگذاری به مدیریت طرح نیست.

1- مستندسازی و اطلاع رسانی پیش از فراخوان.

2- مستندسازی و اطلاع رسانی ارزیابی مالی یا ترک مناقصه.

3- مستندسازی و اطلاع رسانی تجدید و لغو مناقصه.

تبصره- در صورت ارجاع نقش کمیته فنی- بازرگانی به مدیر طرح، حداقل سه عضو خبره فنی صلاحیت دار از سوی مدیر طرح به مناقصه گزار معرفی می شوند.

اعضای یاد شده موظفند تمام مستندهای مربوط را با عنوان حقیقی و حقوقی خود امضا کنند.

پ- مسئولیت آموزش و نظارت بر مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات در دستگاه های مناقصه گزار بر عهده دستگاه مرکزی مربوط می باشد.

ت- مسئولیت ایجاد و راهبری پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات بر عهده سازمان است.

ث- به منظور ایجاد رویه واحد سازمان می تواند استانداردها، راهنماهای کاربرد، دستورالعمل ها و مشخصات مربوط را در تعامل با دستگاه های مرکزی، حسب مورد تهیه، ابلاغ یا بهنگام نموده و در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات منتشر کند.

 

                                                                             معاون اول رییس جمهور- پرویز داودی

تهیه کننده: حسین حیاتی