نکاتی برای به نتیجه رساندن جلسات تیمی  

به علاوه 60 تا 90 دقیقه قرار هفتگی تیمی، یعنی به طور متوسط، افراد روزی 10 دقیقه تجربیات و یافته‌های خودشان را به اشتراک می‌گذارند. این خود کمی غیر طبیعی به نظر می رسد که افراد یک سازمان منصفانه و صادقانه روزانه یافته‌هایشان را برای پیشرفت یکدیگر در اختیار هم قرار دهند. ولی با برقراری جلسات تیمی و گرفتن نتیجه و به طبع، ترفیع دادن به اعضاء، این امر را ناخودآگاه در سازمان شکل می‌دهد. این موارد به بحث و گفتگوی هفتگی بیشتری نیاز دارد.

مشکلات جلسات تیمی :

با اینکه این گونه ملاقات‌ها برای پایداری تیم تشکیل شده حیاتی می‌باشد، ممکن است چالش‌هایی به خاطر زمان زیاد تلف شده به وجود آید. در اینجا چند مورد از مشکلات قرار‌های ملاقات‌های ضعیف تیمی ذکر شده است:

-قوانین ملاقات توسط اعضاء، و بسیار ضعیف وضع شده‌اند. پی آمدها در گروه‌های متفاوت به دلیل تفاوت اعضاء، متفاوت می‌باشد. این موضوع در تیم مخصوصاً برای گرفتن ترفیع، بین اعضاء، رخ می‌دهد.

-اعضای تیم یک راست سراغ بحث در مورد لیست وظایف می‌روند قبل از اینکه اصلاً در مورد کار برنامه ریزی‌ای شود.

-سکوت افرادی که در جمع قرار دارند نمایان کنندهء تصدیق آن‌ها بر صحت موضوع مورد بحث است، در صورتی که اغلب اینگونه نیست.

-گاهی اوقات اعضاء با استناد بر خواسته‌های مربی یا اسپانسرشان، ایده سازی می‌کنند.

-جلسهها یکی پس از دیگری به تعویق می‌افتند و این بی‌نظمی تحکم گروه را مختل می‌کند.

-هیچ خروجی‌ای از کار بیرون نمی‌آید و اهداف گروه مشخص نیست.

-لیست اهداف و وظایف جلسه تیم مشخص نیست، یا اگر نوشته شده، مشخصاً هدف خاصی را دنبال نمی‌کند.

-فقط تعداد افراد خاصی حرف می‌زنند و افراد باقی مانده نظراتشان را بیان نمی‌کنند.

-ممکن است گاهی اوقات برعکس باشد، همه بخواهند صحبت کنند و به دلیل نبود قانون در بیان نظرات، نظم جلسه بهم بخورد.

بهترین راه برای دوری از این مشکلات این است که برای تیم یک لیست پشتیبانی طراحی کنیم، تا در ابتدای هر جلسه نکات تذکر داده شود. لیست پشتیبانی توسط اعضاء، طراحی و نوشته می‌شود نه مدیر، با این کار کاملاً مشخص است که چه نوع رفتاری باعث می‌شود اعمال انجام شده در گروه تأثیر بهتری داشته باشد. در این صورت تیم خود به خود رفتارهایی را دنبال می‌کند که نیاز به نظارت ندارد و دیگر مشکلات بیان شده دیده نمی‌شود، مدیریت نیز خود به عنوان عضوی از تیم دیده می شود و وظایف به صورت عادلانه‌ای تقسیم می‌شود.

تهیه و تنظیم لیست وظایف :

                برای اینکه اعضای یک تیم را کنار یکدیگر جمع کنیم، اعمال متفاوتی باید انجام داد، در اینجا نحوه نگارش لیست وظایف را شرح می‌دهیم.

لیست وظایف باید قبل از هر جلسه تیمی، تهیه و تنظیم شود. اصولاً این کار توسط مدیر گروه انجام می‌شود. اعضای تیم باید به خاطر استفاده از لیست وظایف تشویق شوند. در این لیست هر عضوی از تیم می‌تواند موضوعی را وارد کند که در جلسه، روی آن مسئله مانور داده شود. فقط این کار باید قبل از شروع جلسه انجام شود. و لیست باید 24 إلی 48 ساعت قبل به دست اعضاء برسد. هر جلسهی باید، لیست وظایف داشته باشد، حتی اگر هنوز تیم منسجم نشده باشد و باید لیست وظایف توسط اعضاء تأیید شده باشد تا به اجرا در بیاید.

در اینجا به چهار بخش اصلی لیست وظایف اشاره می‌کنیم :

1.گشایش جلسه: این موضوع را باید زمانی لحاظ کنیم که لیست وظایف در حال وضع و تخصیص قوانین است، باید پی آمدهای جلسات قبل و گزارشات نیز بازبینی شود.

2.برقرار نمودن لیست وظایف: اعضای تیم احتیاج دارند که به حرف‌های مربی بر پایه اصول خاصی گوش دهند. این قسمت زمان و فرصت را فراهم میدارد تا این اصل برقرار شود. این باعث می‌شود از اتلاف وقت در جلسات جلوگیری شود. ارزش این کار از یک ماه جلسه تیمی بیشتر است و فقط باید به این موضوع توجه نمود که هدف از این بخش برنامه ریزی و ارائه راه حل است نه به اشتراک گذاری اطلاعات.

3.بدنه لیست وظایف: موضوعات لیست وظایف باید به ترتیب اولویت باشد، بنابر این کار‌های سخت در ابتدای کار انجام می‌شوند، البته در صورتی اینگونه است که تیم با نشاط و آماده کار باشد و از جلسات قبلی خود خروجی‌ها و نتایج درستی گرفته باشد.

4.خاتمه‌ء جلسه تیم: این قسمت باید توسط منشی جلسه هماهنگ شود. رفتار اعضای تیم باید بررسی و نگارش شود. باید از مدیر جلسه یک نظرخواهی کتبی شود تا برای آماده سازی لیست وظایف جلسات بعدی از آن‌ها استفاده شود.

زمانی که با تیمی کار می‌کنید باید لیست وظایفشان بعد از هر جلسه بهبود بیابد و هدفمند تر شود. با رعایت اصول ذکر شده در بالا این امر تا حد بسیار زیادی میسر می‌باشد.

منبع :

Excerpted, with permission of the publisher, from The Team-Building Tool Kit: Tips and Tactics for Effective Workplace Teams by Deborah Mackin. Copyright 2011, Deborah Mackin. Published by AMACOM. For more information, www.amazombooks.org