در بحران کرونا، اولویت‌های مؤسسات حسابرسی را چه‌گونه تعیین کنیم؟

به گزارش لحظه نگر حَسمان  به نقل از جامعه حسابداران، اطمینان افراد نسبت به وضعیت امنیت و سلامت خود، مهم‌ترین تغییری است که به‌وجود آورده است. اما علاوه بر این‌که تمرکز ما به سمت موضوع سلامتی تغییر کرده، با تغییر اولویت‌های مؤسسات، کار و مشتریان نیز مواجه هستیم. به طور خاص، ما باید اولویت‌ها را در چهار زمینه تغییر دهیم: خدماتی که مشتریان در حال حاضر به آن‌ها نیاز دارند، مدل‌های ارائه‌ی خدمات، تغییر نحوه‌ی کار پرسنل، و سلامتی و ایمنی تیم‌های کاری و مشتریان.

گردش چند دقیقه ای:
مسیر خدمات مالی و حسابداری را مجازی طی کنید

نخست، در آرامش در مورد تمایل خود برای فعالیت در زمینه‌های معمول کسب‌وکار دقت کنید، یعنی خدمات حسابرسی و مالیاتی مشاوره. در حال حاضر، متوقف کردن فعالیت‌های معمول و درک آن‌چه اکنون مشتریان شما نیاز دارند و پشتیبانی از آن‌ها مهم‌تر است. ممکن است خدمات مالیاتی بیش‌ترین ارزش را برای مشتریان شما فراهم نکند، زیرا آن‌ها اکنون نگران تداوم فعالیت کسب‌وکار و جریان‌های نقدی خود هستند. نیاز امروز آن‌ها به دریافت وام‌های کوچک، پیش‌بینی جریان‌های نقدی‌، تجدید نظر در بودجه‌ها، نحوه‌ی استفاده از فناوری‌ها و کار از راه دور، تغییر کرده است. از سوی دیگر پرسنل شما ممکن است پیش از تنظیم مجدد اولویت‌های‌کاری خود و ایفای تعهداتی که از آن‌ها انتظار می‌رود، برای رسیدگی به خانواده‌ی خود به کمک نیاز داشته باشد.

پیشنهادهای زیر برای تغییر اولویت‌ها و تمرکز بر آن‌ها ارائه شده است:

1- شناسایی اولویت‌های مشتری و خدماتی که اکنون به آن‌ها کمک می‌کند:

- اولویت‌بندی نیازهای مشتریان بر اساس طبقه‌بندی مشتریان

- شناسایی وام‌ها و طرح‌های حمایتی که مشتریان می‌توانند از مزایای آن‌ها بهره‌مند شوند.

- بودجه‌های سالانه، وام‌ها، سیاست‌های بیمه‌ای و دیگر موارد مربوط به مشتریان را به روز رسانی کنید تا تغییر در بازار را منعکس کنند.

- کمک در زمینه‌های مدیریت جریان‌های نقدی و کاهش هزینه‌های غیر ضروری برای بقا در طول بحران.

-کمک به مشتریانی‌که درشرایط بحران ناشی از کرونا در صنایع اساسی‌ مانند توزیع مواد غذایی، مراقبت‌های بهداشتی،‌ خدمات و تجهیزات نظافتی، فناوری و ... فعالیت می‌کنند.

- کمک به مشتریانی‌که از فناوری‌ها و ظرفیت‌های لازم برای تغییر الگوی کاری خود، برخوردار هستند.

- ارائه‌ی خدمات مشاوره‌ در زمینه‌های نیروی انسانی و کار از راه دور

- تکمیل خدمات مالیاتی و حسابرسی برای برخی از مشتریان، اگر در اولویت‌های آنان باشد.

2- تغییر مدل ارائه‌ی خدمات بالقوه که باید انجام شود:

- انتقال فوری حسابرسی‌های حضوری به حسابرسی از راه دور، به مشتریان خود آموزش دهید که چگونه از راه دور از فرآیند حسابرسی پشتیبانی کنند.

- تسهیل جلسات مالیاتی مجازی

- تشکیل جلسات مشاوره، سرپرستی و برنامه‌ریزی به شکل تلفنی یا کنفرانس ویدئویی، زیرا در حال حاضر نمی‌توان به صورت حضوری این کار را انجام داد.

- کسب اسناد مشتریان به‌صورت دیجیتالی و استفاده از ظرفیت‌های الکترونیکی مجموعه

- کاهش استفاده از کاغذ تا حد ممکن (که ممکن است به معنای متوقف کردن بعضی از کارهای مشتری تا زمان رفع محدودیت‌های ناشی از فاصله‌گذاری اجتماعی) باشد.

مروری بر آخرین رویدادها

لحظه نگر حسابداری و حسابرسی

 

• دفاتر و‌ صورتهای مالی
• انجمن ها، مراجع و مدارک حرفه ای مالی و حسابداری و حسابرسی
• استانداردهای حسابداری و حسابرسی ایران
• استانداردهای بین المللی حسابداری و حسابرسی

3- تغییر اولویت‌های کارکنان:

- از بهره‌وری کارکنان در خانه مطمئن شوید. این امر به فناوری نیاز دارد (به آن‌ها اجازه دهید از خانه به دفتر بیایند اما از سلامت جسمانی آن‌ها اطمینان کسب کنید).

- درک موقعیت و شرایط منحصر به فرد هر یک از اعضای تیم در خانه، با آن‌ها همراهی کنید وکمک کنید تا تعهدات کاری و تعهدات جدید خود در خانه را متعادل کنند.

- تعیین سطح انتظارات برای کار درخانه، از جمله زمان پاسخگویی و قابلیت دسترسی وکیفیت وسایل ارتباطی (به عنوان مثال برنامه‌های زوم ، اسکایپ و...)، همچنین ‌دستورالعمل‌های کار در خانه را تدوین کنید.

- به‌کارگیری مشاوران یا سایر اعضای تیم که در سایر پروژه‌ها سرعت عمل کم‌تری دارند.

-تغییر مشاوران و کارشناسان در زمینه‌ی توسعه‌ی کسب‌وکارها برای پاسخگویی به سوالات متداول مشتریان و تدوین دستورالعمل‌های خاص برای گزارشدهی از آن‌چه آموخته‌اند.

- تعیین جدول زمان‌بندی جدید و قابل تغییر برای ارائه‌ی خدمات به مشتری و تمرکز بیش‌تر روی ارائه‌ی موارد خاص مورد انتظار، مانند تعداد اظهارنامه‌های مالیاتی تهیه شده، بررسی شده و بایگانی شده، اجزای کار حسابرسی که تکمیل شده یا صورت های مالی که منتشر شده است.

- اگر اعضای تیم بیمار شوند (یا از یکی از اعضای بیمار خانواده‌ی خود مراقبت می‌کند) نحوه‌ی حمایت از آن‌ها را مشخص کنید و مجدداً برای کار مشتری برنامه ریزی کنید.

4- برای اطمینان از سلامت تیم و مشتریان، اولویت‌های بهداشتی را به طور مداوم کنترل کنید:

- از راه دورکارکنید، امکان کار از راه دور توسط اکثر مؤسسات برای بخشی از تیم‌های رسیدگی فراهم شده است، اما ممکن است اقدامات بیش‌تری نیاز باشد.از اعضای تیم خود پشتیبانی‌کنید تا با اطمینان خاطر بیش‌تر دستورالعمل‌های بهداشتی را رعایت کنند.

- تمرین رعایت فاصله‌ی اجتماعی و افزایش اقدامات بهداشتی، ضروری و غیرقابل بحث است.

- کمک کنید اعضای تیم با داشتن خواب کافی، ورزش، خوردن غذای سالم، سلامتی خود را در اولویت قرار دهند.

- استفاده از کاغذ را کاهش دهید. به عنوان مثال از مشتریان بخواهید که از اسناد خود عکس بگیرند و اگر نمی‌توانند یک روش الکترونیکی دیگر پیدا کنید تا برای شما ارسال کنند.

- برقراری ارتباط متقابل اجتماعی از طریق تماس تلفنی و جلسات ویدئویی در مقابل برقراری ارتباط تنها از طریق ایمیل و پیام. همچنین، برنامه‌ریزی برای برقراری ارتباط حضوری در ساعات استراحت کارکنان با رعایت فاصله‌ی اجتماعی.

جست‌و جو و درک اولویت‌ها مستلزم ارتباط قوی است. برای تعادل ارتباط میان تیم و مشتریان خود تلاش کنید. هر مشتری انتظار دارد که شما در جهت یابی و تعیین اولویت‌های‌شان به آن‌ها کمک کنید. تیم‌ شما نیز به شما اتکا می‌کند تا بتواند در شرایط عدم اطمینان، استرس و ترس را مدیریت کرده و از خانه، برنامه‌های جدید و اولویت‌های مشتری را دنبال کند.

با مشتریان و اعضای تیم خود وارد مذاکره شوید و بپرسید چه چیزی آن‌ها را نگران کرده است یا می‌خواهند چه چیزی را حل کنند. سپس می‌توانید فرصت‌ها و نگرانی‌های آن‌ها و اقدامات لازم برای پشتیبانی از آن‌ها را اولویت‌بندی کنید.