دستورالعمل درج شناسه ملی سند (شمس) در مکاتبات دستگاه‌های اجرایی

بخشنامه به دستگاه‌های اجرایی موضوع ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری

به گزارش لحظه نگر حسمان به نقل از شناسنامه قانون، در اجرای بند ۵ بخشنامه شماره ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ ۱۵‏‏/۱۲‏‏/۱۳۹۶ این سازمان با موضوع "دستورالعمل مکاتبات اداری در سامانه رصد و پیگیری الکترونیکی و برخط مکاتبات دستگاه‌های اجرایی"، دستورالعمل درج شناسه ملی سند (شمس) در کلیه مکاتبات دستگاه‌های اجرایی برای اجراء ابلاغ میگردد:

گردش چند دقیقه ای:
مسیر خدمات مالی و حسابداری را مجازی طی کنید

ماده ۱‏‏- اهداف:

• ارتقای شفافیت اداری؛

• استنادپذیری الکترونیکی مکاتبات و اسناد؛

• ایجاد شناسه یکتا و قابل‌پیگیری برای کلیه مکاتبات و اسناد دستگاه‌های اجرایی؛

• افزایش سرعت و سهولت در ثبت مکانیزه مکاتبات و اسناد و ایجاد وحدت رویه در ورود اطلاعات و کاهش خطای انسانی.

ماده ۲‏‏- تعاریف:

• شمس: شناسه ملی سندی است که بر اساس ترکیب چندین قلم از اقلام اطلاعاتی سند، تولید و هویت یکتایی برای آن ایجاد می‌نماید. 

• بارکد دوبعدی (QR code): حاوی داده (های) نهفته است که میتوان آن را با اسکنرهای مربوط یا دوربین تلفن همراه بازخوانی نمود.

• پروتکل ECE) Electronic Correspondence Exchange): پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات جهت تبادل اطلاعات میان سامانه‌های نرم‌افزاری، بالاخص سامانه‌های مکاتبات اداری است.

ماده ۳‏‏- تکالیف:

۱- دستگاه‌های اجرایی مکلفند نسبت به درج شمس در کلیه مکاتبات و اسناد خود از طریق تجهیز کلیه سامانه‌هایی که منجر به تولید مکاتبات و اسناد می‌شود، به نحوی اقدام نمایند که قابلیت درج این شناسه طبق الگوی پیوست (۶ قلم اطلاعاتی اول جدول شماره ۱ پیوست) حداکثر ظرف مدت ۶ ماه و تکمیل شناسه با قلم اطلاعاتی هفتم، حداکثر ظرف مدت یکسال از ابلاغ این بخشنامه فراهم شود.

تبصره‏‏- دستگاه‌های اجرایی جهت تأمین هزینه و تعهدات مالی مربوطه، لازم است نسبت به لحاظ نمودن موضوع این مصوبه در اعتبارات سالانه سامانه‌های ذیربط و قراردادهای پشتیبانی این سامانه‌ها اقدام نمایند.

۲- در اجرای مصوبه مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی به شماره ۱۲۴۶۹۷‏‏/۱ مورخ ۲۸‏‏/۰۷‏‏/۱۳۹۹ شورای اجرایی فناوری اطلاعات، دستگاه‌های اجرایی مکلفند به منظور ارسال مکاتبات، اسناد و مدارک به سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران جهت آرشیو، امکانات لازم برای درج ۴ قلم اطلاعاتی از شمس شامل "شماره نامه، شناسه حوزه صدور، تاریخ و ساعت ثبت و صدور و شناسه حقوقی دستگاه" از جدول شماره ۱ پیوست را در سند موردنظر فراهم نمایند.

تبصره‏‏- به منظور آرشیو ملی مکاتبات و اسناد، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران مسئول هماهنگی و نظارت بر دستگاه‌های اجرایی در تجهیز سامانه‌های ذیربط به شمس، مطابق با موضوع این ماده بوده و موظف است گزارش‌های دوره‌ای اجرای آن را در بازه‌های زمانی ۶ ماهه به دبیرخانه شورای اجرایی فناوری اطلاعات و دبیرخانه شورای عالی اداری ارائه نماید.

مروری بر آخرین رویدادها

لحظه نگر حقوق مالی حسابداری

• حقوق تجارت, تجارت الکترونیک و ثبت شرکتها
• حقوق اعتبارات, اسناد و ضمانتنامه بانکی
• مسئولیت مدنی
• نظام قضایی در حوزه کسب و کار مالی و حسابداری
• آراء دیوان عدالت اداری در حوزه مالی و اداری

۳- دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری، مسئولیت راهبری دستگاه‌های اجرایی در تجهیز سامانه‌های مکاتبات اداری به شمس و موارد مندرج در بخشنامه ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ ۱۵‏‏/۱۲‏‏/۱۳۹۶ را بر عهده داشته و مکلف است تمهیدات لازم جهت ایجاد هماهنگی و یکپارچگی در شرکت‌های دارنده سامانه‌های مکاتبات اداری جهت درج شمس در کلیه مکاتبات و اسناد دستگاه‌های اجرایی را فراهم سازد.

تبصره‏ ۱‏- دستگاههای اجرایی مکلفند پس از درج ۶ قلم اطلاعاتی اول در بارکد دوبعدی شمس (موضوع بند اول ماده ۳ این بخشنامه)، نتیجه را جهت بررسی و دریافت تاییدیه، به دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری اعلام نمایند.

تبصره ۲‏- دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری موظف است گزارش‌های دوره‌ای مبنی بر اجرای مفاد این دستورالعمل در دستگاه‌های اجرایی را در بازه‌های زمانی ۶ ماهه به دبیرخانه شورای عالی اداری ارائه نماید.

ماده ۴‏‏- این بخشنامه برای تمامی دستگاه‌های اجرایی لازم‌الاجراست و حسن اجرای آن در ارزیابی سالانه دستگاه‌های اجرایی لحاظ می‌گردد.

ماده ۵‏‏- بالاترین مقام دستگاه اجرایی، مسئول اجرای این بخشنامه بوده و واحدهای فناوری اطلاعات و مسئولان سامانه‌های موردنظر دستگاه‌های اجرایی موظفند تمهیدات لازم به‌منظور اجرای مؤثر و دقیق آن را طبق زمان‌بندی اعلام‌شده فراهم سازند.

جمشید انصاری- معاون رییس‌جمهور و رییس سازمان اداری و استخدامی کشور

مقررات مرتبط:
- درج "شناسه ملی سند (شمس)" در مکاتبات نظام اداری کشور