مدیریت بودجه؛‌ الزامات بودجه بندی عملیاتی  

اگر قرار باشد که بودجه‌ریزی عملیاتی در عمل به موفقیت دست یابد نباید آن را صرفاً به صورت یک پیوست به بودجه « اقلام مخارج » اضافه نمود. این کار مستلزم تغییراتی بنیادی در سیستم های اطلاعات مدیریت، سیستم های حسابداری و به طور کلی در شیوۀ مدیریت دستگاههای دولتی است چنانکه « جویس» دراین باره در کتاب خود گفته است:

تا زمانی که تصمیم گیرندگان در دستگاه های دولتی و قوه مقننه به هنگام اتخاذ تصمیم درباره تخصیص منابع و بودجه از اطلاعات مربوط به عملکرد استفاده مؤثری به عمل نیاورند، نمی‌توان انتظار تغییری اساسی در فرایند بودجه را داشت.

یک بودجه عملیاتی ایده آل، بایدفراتر از یک بودجۀ موضوعی ساده – اطلاعات مربوط به فصول، برنامه ها یا دستگاههای اجرایی همراه با نتایج پیش بینی شده را به تفکیک در بر داشته باشد. چنین بودجه ای باید به روشنی ارتباط بین اعتبارات هزینه شده توسط دولت و نتایج حاصله برای مردم را نشان دهد و تشریح نماید که این ارتباط چگونه به وجود آمده است.

تشریح دقیق این رابطه کلید مدیریت مؤثر برنامه هاست. بروز مغایرت بین برنامه و آنچه در عمل تحقق می‌یابد مدیران را به فکر بررسی منابع بکار گرفته شده در برنامه و نحوۀ ارتباط آنها با نتایج حاصله وا می دارد تا میزان اثر بخشی و کارایی برنامه مشخص شود.

در بودجه‌ریزی عملیاتی، نباید همواره انتظار داشت که نتایج مثبت فرایند بودجه‌ریزی با پاداش مواجه شوند و نتایج ضعیف، پیامدهای مالی منفی در برداشته باشند. این نگرش که بودجه‌ریزی عملیاتی شیوه ای مکانیکی (سطح مشخصی از عملکرد در مقابل سطح مشخصی از منابع مالی) یا فرایندی تنبیهی است(کاهش منابع مالی به دلیل نرسیدن به نتایج مورد نظر) سودمند نیست و این روابط مکانیکی را نمی‌توان ایجاد کرد، چون ممکن است به جای افزایش پاسخگویی، با طرفداری از مدیرانی که توانسته اند با در نظر گرفتن اهداف پایینی انتظارات را برآورده سازند، ارزش این فرایند از میان برود.

تعیین اولویت های بودجه ای تابعی از ارزش ها و منافع جایگزینی است که بودجه عملیاتی می‌تواند آگاهی نسبت به آن ها را افزایش دهد،ولی تابع عواملی همچون برابری، نیازهای برآورده نشده ونقش  مناسب دولت در پاسخگویی به این نیازها نیز هست.

بودجه‌ریزی عملیاتی در تحقق نتایج برنامه و تضمین پاسخگویی اهمیت بسزایی دارد ولی خالی از خطر نیز نیست. دولتی که برای ایجاد طرح ها و اقدامات خود بر دستاوردهای دستگاه های اجرایی خود تکیه می‌کند، با چالش تشویق استفاده از این اطلاعات در تصمیم گیری بودجه ای، بهبود برنامه ها و مدیریت سازمان روبرو می شود، استفاده آشکارتر از اطلاعات عملیاتی در تصمیم گیری، نکات مثبت بسیاری را به همراه دارد، ولی کار آسانی نیست. تصمیم گیران نیازمند دستورالعملی هستند که بودجه‌ریزی عملیاتی موفقیت آمیز را تعریف کند و عناصر اصلی و خطرات بالقوه را شناسایی نماید.

اطلاعات و شاخص های معتبر عملکرد برای حمایت از بودجه‌ریزی عملیاتی دارای اهمیت زیادی است، برای اینکه داده‌های عملیاتی در تصمیم گیری درباره تخصیص منابع بهتر مورد استفاده قرار گیرند، تصمیم گیران باید به مناسب بودن و دقت اطلاعات مرتبط با نتایج و شاخص هایی که ارائه کرده اند، اطمینان داشته باشند. بدین معنی که این اطلاعات باید شاخص های معتبر و جامع نتایج برنامه ها باشند.

موفقیت بودجه‌ریزی عملیاتی به هم جهتی اهداف عملیاتی با فعالیت های مدیریتی وابسته است. هر اندازه پیوند میان اهداف عملیاتی سازمان بودجه و اعتبارات هزینه شده بیشتر باشد، مدیریت عملیات در سر تا سر سازمان دستگاه اجرایی تقویت می شود و اعتبار داده‌های بودجه ای و عملکرد مالی مرتبط با طرح های عملیاتی افزایش می‌یابد، ارتباط روشن تر و نزدیک تر خواسته های عملیاتی و بودجه ای مورد انتظار، می‌تواند بیشتر بر بحث های بودجه تأثیر بگذارد و توجه تصمیم گیران را از منابع به نتایج معطوف کند.

باید از بودجه‌ریزی عملیاتی و دستاوردهای احتمالی آن تعریف روشنی ارائه کرد تا با اقبال همگانی همراه شود. اگر چه شاخص های عملکردفقط یکی از عوامل متعددی هستند که قانون گذاران در هنگام تدوین بودجه به آن توجه می‌کنند، اما باید به شکلی نظام مند بکار گرفته شوند. علاوه بر این، نمایندگان مجلس به احتمال زیاد تنها زمانی به ذکر شاخص های عملکرد می پردازند که با علائق و رأی مردم  حوزه انتخابیه آنها همخوانی داشته باشد.

برخی مواقع در بودجه‌ریزی عملیاتی، تخصیص منابع به عملکرد سال قبل بستگی دارد. بنابراین از لحاظ نظری سازمان‌هایی که به بخش بزرگی از اهداف عملکردی خود دست می‌یابند باید اعتبار بیشتری دریافت کنند وسازمان‌هایی که عملکرد ضعیفی دارند باید اعتبار کمتری دریافت کنند، اما این مسأله معمولاً در خیلی از کشورها انجام نمی‌شود، شاید یکی از دلایل این امر، دشواری ایجاد نظامی عادلانه است که در برابر « دست کاری » در شاخص های عملکرد به دلیل عدم وجود اطلاعات کافی رخ می دهد و زمانی که منابع محدود یا ناکافی هستند، پیوند میان شاخص های عملکرد و تخصیص منابع مخدوش می شود، حتی اگر برنامه ای عملکرد مثبتی داشته باشد؛ درعملکرد مطلوب ممکن است منابع مالی مناسب به آن تخصیص نیابد، ولی چون درحوزه کارکردهای اصلی دولت نیست برعکس، ممکن است تأمین مالی برنامه هایی که از لحاظ هزینه‌ها مقرون به صرفه نیستند یا عملکرد نامطلوبی دارند( همچون آموزش)، اما به کارکردهای اصلی دولت ارتباط دارند، ادامه یابد.

به طور خلاصه می‌توان گفت :

تصمیم گیران نیازمند برنامه ای راهبردی برای بودجه‌ریزی عملیاتی هستند(تدوین و طراحی نقشۀ راهی که شکل کلی بودجه‌ریزی عملیاتی را نشان دهد شامل شناخت عملیات دستگاه‌های اجرایی، اندازه‌گیری حجم کار، تعیین واحد حجم کار، حاصل حجم کار، استقرار حسابداری بهای تمام شده، ضروری است).

اطلاعات و شاخص های معتبر درباره عملکرد، از عواملی است که برای استقرار بودجه‌ریزی عملیاتی اهمیت بسزایی دارد.

بودجه‌ریزی عملیاتی موفق بر هم جهتی اهداف عملیاتی با فعالیت های مدیریتی استوار است .

منبع:

مقاله (بودجه ریزی عملیاتی  مفاهیم و الزامات ) ، مجلس و پژوهش